Att ha koll på sitt bolags ekonomi är viktigt – speciellt i tider när företaget kanske går lite sämre. Du vill nämligen till varje pris undvika att hamna i ett läge som kallas “förbrukat aktiekapital”. Men vad är aktiekapitalet, när är det förbrukat och vad innebär ett sånt läge för ditt företag?
Du som driver aktiebolag har säkert vid något tillfälle – kanske i samband med att du startade ditt första bolag, kanske senare – fått höra att du ska undvika att förbruka det egna kapitalet. Och det stämmer. Men varför? I den här artikeln går vi till botten med den frågan. Men vi börjar från början.
Vad är det egna kapitalet?
Det egna kapitalet är skillnaden mellan tillgångar och skulder i ett bolag. Lite förenklat kan man säga att eget kapital brukar delas upp i aktiekapital som alla bolag skall ha, och fritt eget kapital, vilket utgör tidigare års vinster, som inte har delats ut till aktieägarna.
Låt säga att du har ett helt nystartat bolag som ännu inte har några intäkter. De enda tillgångarna i bolaget är än så länge 25 000 kr, det vill säga de pengar du betalat in i aktiekapital. Om du har kostnader på 5 000 kr för ett inköp du gjort så innebär det att tillgångar som finns i bolaget minus skulderna nu är 20 000 kr, vilket också då är det egna kapitalet i bolaget.
I ett omvänt scenario har du ännu inga kostnader men har hunnit fakturera din första kund och fått in 8 000 kr i bolaget, vilket innebär att det egna kapitalet uppgår till 33 000 kr.
Vad innebär då förbrukat aktiekapital?
I ett aktiebolag är det egna kapitalet “förbrukat” när dess totala värde uppgår till mindre än halva aktiekapitalet, dvs. mindre än 12 500 kr i ovanstående exempel. Detta är ett läge som inte sällan kan uppstå i just nystartade bolag som har många kostnader innan verksamheten kommit igång på allvar.
Men även mer etablerade bolag kan hamna i ett läge med förbrukat aktiekapital när tiderna är tuffa. Halva aktiekapitalet kan även bli förbrukat när bolaget har ett negativt resultat och det inte finns tillräckligt med vinster kvar i bolaget från tidigare år, så kallat fritt eget kapital.
Om du går mot ett negativt resultat gäller det därför att hålla extra koll på hur stor förlusten är, så att förlusten inte är så stor att mindre än halva aktiekapitalet blir kvar.
Låt säga att aktiekapitalet i ditt bolag är 25 000 kr och att du har en balanserad vinst från tidigare år som uppgår till 34 000 kr. Då har du ett totalt eget kapital på 59 000 kr i bolaget.
För att undvika att förbruka det egna kapitalet får förlusten under året alltså inte vara större än 46 500 kr eftersom det skulle innebära att det finns mindre än 12 500 kr kvar (dvs. mindre än halva aktiekapitalet).
Jo, i aktiebolagslagens kapitel 25 står att om det finns skäl att anta att bolagets eget kapital understiger hälften av det registrerade aktiekapitalet så måste företagets styrelse snarast upprätta en så kallad kontrollbalansräkning – annars kan styrelsen bli betalningsansvarig för bolagets skulder.
En kontrollbalansräkning innebär att bolagets tillgångar och skulder redovisas och ställs upp mot varandra ungefär som vid ett bokslut, med skillnaden att kontrollbalansräkningen är lite snällare. Du får nämligen värdera vissa tillgångar högre i kontrollbalansräkningen än i den vanliga redovisningen. Exempelvis kan en kapitalförsäkring som bara får tas upp till anskaffningsvärdet tas upp till marknadsvärdet i kontrollbalansräkningen.
När kontrollbalansräkningen är klar
Om kontrollbalansräkningen visar att mer än halva aktiekapitalet är förbrukat måste styrelsen kalla till extra bolagsstämma för att besluta om bolaget ska försöka återställa hela det förbrukade aktiekapitalet (till exempel genom tillskott från ägarna) inom 8 månader eller om bolaget ska likvideras, dvs. läggas ned på ett kontrollerat sätt, – i annat fall kan styrelseledamöterna bli personligt ansvariga för bolagets skulder. Glöm inte att om bolaget har revisor så behöver även revisorn granska kontrollbalansräkningen.
Om kontrollbalansräkningen visar att det egna kapitalet trots allt överstiger minst halva det registrerade aktiekapitalet behöver du inte göra någonting utan kan fortsätta verksamheten som vanligt utan extra bolagsstämma. Men det är viktigt att spara kontrollbalansräkningen och gärna även behandla den på ett styrelsemöte.
Hur undviker jag att förbruka det egna kapitalet?
Det finns flera sätt att undvika att förbruka det egna kapitalet. Det bästa är såklart att se till att bolagets intäkter är högre än kostnaderna. Detta är ju enklare sagt än gjort men i vissa fall kan det räcka med att ägaren drar ner sin egen lön under en kortare period och fakturera kunder som vanligt för att kapitalet skall återställas.
Det är inte heller ovanligt att du som ägare har lånat in pengar till ditt bolag för att säkerställa att alla leverantörsfakturorna kan betalas. Då har du även möjligheten att omvandla lånet till ett villkorat aktieägartillskott istället. Då räknas det som eget kapital istället för skuld till dig som ägare. Den enda nackdelen med detta är att du inte kan betala tillbaka pengarna hur som helst när det går bra igen, utan det måste beslutas om återbetalning på en bolagsstämma på samma sätt som för vanlig utdelning.
Vet du om att det är svängningar i din bransch, eller om du brukar ha en nedgång under vissa säsonger så kan det vara bra att inte dela ut så mycket som möjligt till ägarna utan ha kvar en liten buffert i bolaget.
Om du inte är van vid att sätta dig in i lagar och regler så brukar vi rekommendera att du tar hjälp av din revisor eller en specialist på området om du märker att mer än halva aktiekapitalet kan vara förbrukat. Blir det fel så kan det bli dyrt om det går så långt att de får personligt betalningsansvar för bolagets skulder.
Bolag som använder Wint för att hantera sin ekonomi har stenkoll. De kan nämligen följa den i realtid och får dessutom löpande månadsbokslut som berättar hur bolaget mår. På så sätt kan de hela tiden hålla koll på hur det går för bolaget och kan agera i tid om det skulle behövas.
