Som företagare är det lätt att stirra sig blind på sista raden i resultaträkningen när man utvärderar bolagets ekonomi. Men om ni tänker ta semester i sommar är det snarare bolagets likviditet ni bör ha stenkoll på – särskilt om ni är ett tjänstebolag, vars kontor kommer gapa mer eller mindre tomt under sommarhalvåret.
I semestertider ställs alla bolag som säljer sin tid – såsom reklam- och mediebyråer, konsultverksamheter, rekryteringsföretag eller frilansare – inför samma utmaning: de löpande intäkterna kommer att avta under semesterperioden, medan de fasta kostnaderna finns kvar.
Som ägare eller ekonomiansvarig i ett tjänstebolag gäller det därför att vara noga förberedd inför sommaren för att undvika obehagliga överraskningar när man kommer tillbaka från sin ledighet. Ibland är det nämligen allt för lätt att fokusera på vårens resultat och därmed glömma den ack så viktiga likviditeten.
Ett positivt resultat är ingen garanti
Resultatet – som ni får fram genom att slå samman alla intäkter för perioden och sedan dra bort kostnaderna – visar ju oftast bara hur det har gått i en redan avslutad period och inte hur det går just nu, eller hur det kommer gå framöver.
För att veta att bolaget klarar av en semesterperiod med begränsade intäkter måste ni därför också hålla koll på likviditeten. Den får man fram genom att dra bort summan av sina skulder från summan av de pengar som finns på kontot just nu samt sina kundfordringar, dvs “pengar in” minus “pengar ut”.
På så sätt får man en fingervisning om huruvida bolaget har, och förväntas ha, tillräckligt med pengar på kontot för att betala räkningar, löner och andra utgifter den närmaste tiden. Och det är någonting ni måste ha stenkoll på innan intäkterna avtar under sommaren.
Att kunna sköta sina betalningar är livsviktigt för alla företag, men kassan kan snabbt sina om intäkterna skulle avta medan fakturorna för fasta kostnader fortsätter komma in. Om man inte passar sig kan det faktiskt gå så långt att man kommer tillbaka till såväl obetalda skulder som inkassokrav efter semestern, och det vill man ju inte råka ut för.
Rekommendation: gör en likviditetsbudget
Jag rekommenderar därför att göra en likviditetsbudget och genom den försöka förutse hur det kommer att se ut framöver. På så sätt kan ni säkerställa att bolaget bibehåller en god likviditet tills ni börjar fakturera fullt igen efter sommaren.
I likviditetsbudgeten ställer ni upp den summa ni har på kontot just nu samt alla framtida inbetalningar och utbetalningar som ni vet om. På så sätt får ni en bra överblick över alla kommande kontohändelser och kan se i god tid ifall någonting skulle diffa.
Glöm inte heller att ni kan ha olika kredittid på era kund- respektive leverantörsfakturor, så även om det ser bra ut i budgeten kan det vara bra att hålla ett extra öga på NÄR pengarna ska komma in respektive gå ut, så att ni alltid har täckning på kontot.
Med automatiserad bokföring får ni kontroll – året om
Det bästa sättet att alltid ha stenkoll på bolagets ekonomi är dock att automatisera sin bokföring. Inte nog med att du då sparar tid och slipper krångliga administrativa moment, du får dessutom ett kraftfullt verktyg för beslutsfattande, till exempel vid investeringar eller när det vankas semester.
Vi på Wint har sedan länge insett nyttan med den här typen av bokföring och har därför utvecklat vår automatiserade bokföringstjänst på ett sätt som svarar upp mot tjänstebolags vanliga behov och utmaningar. Och eftersom Wint gör all bokföring i realtid kan man följa sin ekonomi direkt i systemet och fatta beslut baserade på hur det faktiskt går för bolaget - just nu.
Hör av er till oss på Wint om ni vill veta mer om hur vi kan automatisera er ekonomi.
