Många har upptäckt fördelarna med att ta emot e-fakturor privat, men är inte lika övertygade om den elektroniska fakturans storhet för företaget. Varför? Här delar vi med oss av sex bra anledningar för bolag att både skicka och ta emot e-fakturor.
När det kommer till företagande och ekonomi har strukturerna kring fakturering sett likadana ut sedan urminnes tider (nästan). En faktura ska levereras som en pappersavi per post, eller i undantagsfall som en Pdf-fil via mail.
Efter betalning och bokföring av fakturan ska såväl kund som leverantör sätta pappersavin i en pärm tillsammans med andra pappersavier där de i många fall blir stående i en halv evighet utan att någon ens skänker dem en tanke igen.
Men känns inte detta väldigt förlegat? Det finns ju digitala lösningar som både är smartare, smidigare och säkrare. Här kommer därför sex anledningar att införa e-fakturor i ert företag.
1. Man slipper pappersarbetet
Om ni varken behöver skicka eller ta emot pappersfakturor kommer andelen papper på skrivbordet att minska markant. Detsamma gäller de otaliga pärmar som tenderar att fylla företagets – eller deras redovisningsbyrås – bokhyllor.
Bokföringslagen säger nämligen att en faktura måste sparas i det utförande du tog emot den. Om du tar emot pappersfakturor måste du alltså spara pappersfakturor, men om du tar emot en elektronisk faktura behöver du bara ha kvar den elektroniska filen.
Detsamma gäller de kunder du skickar fakturor till. Genom att skicka och ta emot e-fakturor kan alltså såväl ni som era kunder och leverantörer undvika onödigt pappersarbete och krånglig arkivering.
2. Fakturan kommer alltid fram
När fakturan går elektroniskt, direkt från faktureringsprogrammet till mottagarens bank, blir säkerheten större. Pappersfakturor kan komma bort i posten eller av andra anledningar inte komma fram till mottagaren. Med elektronisk faktura kan du som skickar alltid se status på utskicket och får ett felmeddelande om den av någon anledning inte kan tas emot av din kund.
Detsamma gäller även när det är ditt bolag som är mottagare. Du kan alltid känna dig säker på att dina leverantörers fakturor kommer fram till dig i god tid innan betalning, så att du slipper onödiga påminnelseavgifter för leverantörsfakturor som du aldrig ens fått se.
3. Faktureringen går fortare
Att fakturera kan i många fall vara en tidskrävande process, beroende på vilket faktureringssystem du använder. Ordrar ska kontrolleras, adresser ska dubbelkollas, och pappersavier ska skrivas ut, kuverteras och läggas på lådan.
Med elektronisk fakturering slipper du flera av de stegen eftersom fakturan går direkt från ditt faktureringssystem till mottagaren. Mycket enklare!
Tips! För en ännu enklare fakturering har Wint en smart faktureringslösning i vår tjänst, där det mesta är förifyllt redan från början.
4. Kredittiden kan kortas
En fråga man kan ställa sig är om den klassiska kredittiden på 30 dagar verkligen är relevant när fakturan kommer fram till kunden på ett ögonblick?
När du inte behöver ta höjd för långsam posthantering och andra parametrar som kan vara fog för en lång kredittid kan du kanske testa att halvera kredittiden? Eller varför inte ange en betalfrist på tio dagar? Då har ju kunden trots allt mer än en vecka på sig att granska fakturan och godkänna betalningen, från det att fakturan dykt upp hos dem. Se bara till att förankra det hos kunden först så att du inte ändrar från 30 till 10 dagar utan att förvarna.
5. Det möjliggör automatiserad hantering
Inte nog med att själva leveransprocessen blir automatiserad när du skickar e-fakturor – d.v.s. att du slipper skicka fakturan manuellt – hanteringen av e-fakturor kan faktiskt automatiseras hela vägen.
Hos företag som använder Wint – och tar emot eller skickar e-fakturor – räcker det med ett godkännande genom en knapp i Wint-appen för att en leverantörsfaktura ska både bli betald och bokförd. För återkommande fakturor (till exempel lokalhyra eller telefon) kan du faktiskt till och med ställa in så att betalning och bokföring görs per automatik, helt utan ditt godkännande, så att du kan lägga din tid på roligare saker än att hantera fakturor.
6. Det sparar miljön
Sist, men inte minst. Färre pappersfakturor kan bidra till en något lägre pappersproduktion och på så sätt minska antalet träd som behöver sätta livet till – eller åtminstone kan de träd som trots allt fälls förädlas till någonting viktigare än att bli ett A4-ark som bara ska sättas i en pärm.
Ju färre pappersfakturor som skickas med posten, desto lättare blir också de säckar med post som ska transporteras på vägarna, vilket i sin tur leder till lägre bränsleförbrukning. Vi pratar givetvis marginella skillnader här, men ändå. Om alla de pappersark som ska tillverkas och fraktas trots allt är onödiga så kan vi ju lika gärna strunta i att använda dem. Många bäckar små, eller hur?
Kan du införa e-fakturor i ditt bolag?
Visst låter det trots allt ganska klokt att börja skicka och ta emot e-fakturor? Då föreslår jag att du kikar på ifall den faktureringslösning och/eller bokföringsprogram som ni använder i bolaget har stöd för inkommande och utgående e-fakturor.
Om svaret är ja finns inget att tveka på. Snacka med kunder och leverantörer och se till att så många som möjligt hoppar på e-fakturatåget.
Skulle det vara så att du använder dig av en ekonomilösning som inte har stöd för e-fakturor kan det kanske vara läge att kika efter en annan. Wint är en helhetstjänst för hela din ekonomi och erbjuder inte bara stöd för såväl utgående som inkommande e-fakturor utan kan också automatisera hela din ekonomihantering och frigöra massor av tid som du annars behövt lägga på administration och pappersarbete.
Hör av dig till oss om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa dig!
