5 vanliga problem med manuell bokföring och hur automatisering kan lösa dem
Ekonomi
28 Jul
2023
Sophia Håkansson
Författare:
Vi lever i en värld där det mesta kan automatiseras eller effektiviseras med hjälp av smart teknik och AI. Monotona uppgifter rationaliseras bort, tidskrävande arbete snabbas upp och tråkiga saker kan hanteras av ett automatiserat system. Ändå är det många företagare som envist håller fast vid att just bokföring, det måste göras manuellt. Men den inställningen kan medföra problem, vi berättar varför.
Bokföring – det vill säga att föra bok över sina affärshändelser – har företag ägnat sig åt i hundratals, kanske tusentals, år. Och under större delen av denna tid har utvecklingen gått väldigt långsamt, fram till för bara ett tiotal år sedan.
Visst har vi gått från att rista in siffrorna på lertavlor till att använda papper och penna. Och från papper och penna till att förenkla med miniräknare, datorer och bokföringsprogram – men bokföring har ändå alltid inneburit manuellt arbete av en person som behövt räkna och lägga tid på att bokföringen ska bli rätt. Ett tillvägagångssätt som kan innebära problem och risker. Här är 5 vanliga bokföringsproblem och hur automatisering kan lösa dem.
1. Risken för fel är alltid större
Du vet “de säger”: alla kan göra misstag och även den bäste – så även den som gör bokföringen manuellt. Data kan matas in fel eller dubbelt, en siffra kan hamna på fel plats och en stund av ofokuserat arbete kan förvandla en inkomst till en utgift. Sånt händer.
Problemet är bara att misstag i ditt företags bokföring kan stå dig dyrt och få allvarliga konsekvenser för företagets ekonomi – eller i värsta fall för dig som privatperson om du skulle anklagas för bokföringsbrott.
Genom att automatisera din bokföring eliminerar du risken för mänskliga fel genom att ta bort så mycket som möjligt av det manuella arbetet. Istället hanteras bokföringen av ett smart system som aldrig tappar fokus och som alltid följer de regler som satts upp för det.
2. Manuell bokföring äter upp din tid
Som redan nämnt, att sköta bokföringen manuellt tar tid. Fakturor ska betalas och registreras, löneutbetalningar ska hanteras, moms ska redovisas, kvitton ska registreras. Därtill har du den trista deklarationen och toppen på moset, bokslutet.. Sammantaget blir det många timmar för dig som företagare. Timmar som du hade kunnat använda för att tjäna pengar till bolaget istället.
Du kanske tänker; “Men om jag anlitar en konsult eller redovisningsbyrå för att göra bokföringen då - det hjälper väl?”. Ja, du slipper visserligen göra jobbet, men så länge redovisningskonsulten gör bokföringen manuellt kommer den fortfarande ta tid att göra. Tid som du behöver betala för. Dessutom är det du som behöver samla ihop alla underlag, betala alla fakturor och förbereda inför konsultens jobb – vilket också tar, just det, tid.
När hela flödet automatiseras slipper du allt detta. Om du exempelvis skulle använda Wints automatiserade lösning skulle ditt arbete reduceras till några enstaka knapptryck i appen för att godkänna betalningar, skicka in kvitton eller skapa fakturor. Resten löser Wint per automatik. Och vad vinner du, just det, tid!
3. Försenade eller felaktiga betalningar är inte ovanligt
När leverantörsfakturor och löner hanteras manuellt – speciellt om fakturorna är på papper – finns det alltid en risk att saker blir fel. Fakturor kan försvinna i posthanteringen, vilket kan leda till förseningar Personen som hanterar betalningarna kan råka slå in fel siffror eller på annat sätt slarva vid betalningen. Det i sin tur kan leda till att den som ska ha betalt inte får rätt summa, eller kanske inga pengar alls. Vilket i sin tur kan påverka ditt företags relationer och rykte, vilket du förstås vill undvika.
Med en automatiserad bokföringstjänst kan du effektivisera din betalningsprocess avsevärt, samtidigt som du minimerar risken för fel. Ett automatiserat system kommer alltid att säkerställa att rätt summa kommer till rätt mottagare och i rätt tid. I Wint får du en notis i appen när en betalning ska göras – exempelvis när det kommit in en leverantörsfaktura eller när det är dags för löneutbetalningar. Då behöver du bara kika på underlaget i appen och klicka på godkänn så löser Wint både betalning och bokföring per automatik.
4. Momsångest, deklarationssvårigheter och bokslutskrångel, en del av din vardag
Momsredovisning, deklarationer och bokslut är komplexa processer som kräver både kunskap och noggrannhet för att det ska bli rätt. Även här finns flera risker med manuell hantering som kan leda till att du får Skatteverket på halsen.
Med Wint kan du vara säker på att såväl din momsredovisning och deklaration blir korrekt.
När du väljer att automatisera din bokföring, se till att tjänsten även innefattar bokslut och all rapportering till Skatteverket. På så sätt kan du säkerställa att såväl momsredovisningen och deklarationerna hanteras korrekt och i enlighet med gällande lagar och regler. Dessutom kan du känna dig trygg med att du får ett korrekt bokslut i tid innan det ska lämnas in – och att du slipper betala extra för det. Vilket du får hos Wint.
5. Glöm att få information i realtid
Manuell bokföring innebär ofta att man bokför underlag som är kopplade till föregående månad. Du får alltså en bokföring som alltid släpar efter med minst en månad, vilket betyder att de siffror du ser i din bokföring alltid är inaktuella. Hur ska du då kunna fatta korrekta beslut baserade på den?
När bokföringen automatiseras sker den i huvudsak i realtid. När en transaktion sker hamnar den omedelbart i bokföringen. På så sätt kan du alltid titta i ditt bokföringssystem för att se hur det ser ut med ekonomin just nu, vilket underlättar när du behöver hålla koll på bolagets likviditet eller fatta beslut om investeringar.
I ett digitalt och automatiserat system är det dessutom enkelt att söka efter alla underlag och transaktioner, samt härleda dem till olika projekt, för att få full överblick när det gäller vilka kunder som genererar störst intäkter eller vilka projekt som kostar mest, m.m. Kort sagt: automatisering möjliggör en bättre överblick och större kontroll över bolagets ekonomi.
Ska vi automatisera din ekonomi?
Wint erbjuder en av de mest automatiserade bokföringstjänsterna på marknaden – med integrationer mot de flesta stora banker, samt Skatteverket. När du automatiserar ditt bolags bokföring med Wint kan du spara tid och pengar, få bättre kontroll över ekonomin, minimera risken för fel. Dessutom får du hela Wints kraftfulla tjänst till en fast månadskostnad – där bokslutet ingår!
Hör av dig till oss för att boka ett digitalt möte så berättar vi hur Wint kan hjälpa dig.
