Bokföringslagen säger att du måste föra bok över din ekonomi på ett sätt som gör det möjligt “att följa rörelsens resultat och ställning”. Ändå har de flesta företagare svårt att tolka sina siffror. Vi förklarar varför.
Själva grejen med bokföring är ganska enkel. Alla företag måste kunna redovisa vad som händer – inkomster och utgifter; investeringar, löner och andra affärshändelser – i systematisk ordning så att betraktaren (vilket oftast betyder Skatteverket) ska kunna följa bolagets ekonomi och se så att allt står rätt till.
Gott så. Men du som driver företaget då? Är det inte minst lika viktigt att du kan följa din ekonomi och se hur det går? Jo, självklart!
Här uppstår dock ett dilemma. Du som företagare måste ju kunna fatta dina beslut baserat på hur det går för ditt företag – just nu. Vad har du på kontot, har du något över och kommer du kunna betala dina utgifter? Viktiga siffror som de flesta företag idag inte kan hitta i sin bokföring.
Inaktuella siffror redan från början
Problemet är nämligen att de allra flesta företag gör sin bokföring i efterhand – eftersom det skulle bli väldigt mycket jobb sammanlagt om man gjorde lite bokföring varje dag.
I början av varje månad samlar man istället sin pappershög, sina kvitton och sitt bankkontoutdrag från månaden innan och lämnar in dem till sin redovisningsbyrå för bokföring, eller matar själv in sina siffror i ett bokföringsprogram.
I bästa fall kanske du i början av mars bokför dina siffror för februari och får veta hur mycket moms du ska betala den 12 april. (Ännu vanligare är nog att du behöver vara klar lagom till momsen ska in och därför fixar februaris bokföring först strax innan deadline …)
När du är färdig är bokföringen gjord, momskontot stämmer och Skatteverket är nöjda. Men om du tittar på siffrorna i bokföringen så vet du ju fortfarande inte hur det faktiskt ser ut för ditt företag just nu. Du vet ju bara hur det såg ut i februari.
Tänk om du sedan dess har beställt saker till kontoret, betalat en underleverantör eller fått in en betalning på en faktura du skickat ut? Det kommer du inte att se i din bokföring förrän i början på april (i bästa fall) – och då är även de siffrorna inaktuella, för då vill du ju veta hur det ser ut på kontot i april.
Lösningen: ständig uppdatering av bokföringen
Så hur gör du då för att hålla koll på din ekonomi i realtid? Kanske kollar du bankkontot å ena sidan och gör kalkylark över pågående projekt och framtida inkomster och utgifter å andra sidan, för att – förhoppningsvis – kunna lista ut hur det ser ut med ekonomin för stunden.
Men det är väl inte rätt sätt att hantera sin ekonomi? Så mycket ska man väl inte behöva krångla till det, bara för att kunna fatta beslut om sin egen verksamhet? Nej, såklart inte. För i den bästa av världar ska du ju få ut precis den informationen från din bokföring.
Tricket är nämligen att se till att bokföringen görs löpande, det vill säga så snart som möjligt efter att någonting har hänt. Ingenting bör samlas på hög, utan varje inköp, inkomst och löneutbetalning ska läggas in i bokföringen så att den i största möjliga mån synkar med ditt bankkonto vid varje givet tillfälle. Först då kommer du ha nytta av att kolla på din bokföring.
Detta är förstås inte så lätt att åstadkomma på traditionellt vis. Din redovisningsbyrå skulle få krupp på dig om du kom och hälsade på hos dem varje gång du fått in en ny leverantörsfaktura eller betalning (det skulle dessutom bli väldigt dyrt för dig). Och själv vill du såklart inte lägga din värdefulla tid på att bokföra flera gånger om dagen. Nej, din bokföring behöver automatiseras!
Det finns två uppenbara (men inte desto mindre viktiga) fördelar med att din bokföring sker automatiskt. Den mest självklara är förstås att du slipper hantera den själv och därmed får tid över till saker som är både roligare och viktigare. Då kan du exempelvis dra nytta av den andra stora fördelen, nämligen att din bokföring ständigt är uppdaterad med användbara och lättförståeliga siffror som du kan använda när du fattar verksamhetskritiska beslut.
Dubbel vinst, och mycket bättre än separata kalkylark med andra ord.
Mer läsning om bokföring:
"Resultat och likviditet – har du koll på skillnaden?"
"Därför tjänar du på att följa upp projekt och kostnadsställen"
Vill du se din ekonomi i realtid, genom lätthanterliga grafer?
Ta reda på hur Wint kan hjälpa dig att automatisera din bokföring.
