De flesta bolag använder idag någon form av molntjänster i sin verksamhet. Med stor sannolikhet använder du t.ex. Google Drive eller Microsoft 365 för att arbeta i dokument, och kanske lagrar du filer i Dropbox eller bilder i Apple iCloud? I den här artikeln delar vi med oss av 4 anledningar till varför även din bokföring bör finnas i molnet – och varför den allra helst bör vara automatiserad.
I dessa tider, när så kallat remote working är mer på tapeten än någonsin, kan vi nog lite till mans konstatera att vi har molnbaserade verktyg – dvs programvaror, tjänster och lagringsutrymme som är tillgängligt via internet och öppnas upp via exempelvis en webbläsare – att tacka för väldigt mycket.
Föreställ dig själv hur det skulle ha varit att jobba hemifrån om du inte hade kunnat dela filer, hålla videomöten eller samarbeta med dina kollegor med hjälp av nätbaserade verktyg. Bra mycket krångligare, eller hur?
Faktum är att många förutspår att det läge vi befinner oss i just nu kommer att få stor påverkan på vårt sätt att arbeta när saker och ting återgår mer till det normala. Vår digitala mognad kommer att ha tagit många steg på kort tid och vi kommer i största allmänhet att vara bättre på att prioritera bort onödiga fysiska möten och krångliga analoga och manuella arbetsprocesser.
Läs också: Så skapar du en effektiv miljö för distansarbete
Därför finns det också mycket som talar för att nu kan vara den bästa tiden för ditt bolag att se över er administration och se till att även er bokföring finns i molnet – och allra helst är automatiserad. Här förklarar vi varför.
1. Din bokföring är alltid tillgänglig och up-to-date
När bokföringen finns i molnet kan du komma åt dina siffror när och var som helst. Det enda du behöver är en internetuppkoppling och en webbläsare eller app. På så sätt är du aldrig beroende av att ha tillgång till den specifika dator som har bokföringsprogrammet installerad eller att behöva ringa till din redovisningskonsult för att få siffrorna presenterade för dig.
Om din molnbaserade bokföring dessutom är automatiserad kan du också vara säker på att siffrorna alltid stämmer överens med verkligheten vid varje givet tillfälle. Molnbaserad bokföring kan nämligen ske på två sätt:
1. Bokföringen lagras i molnet men görs manuellt, vilket innebär att de siffror du får ut när du loggar in visar den bokföring som du eller din redovisningskonsult har gjort hittills den här månaden, eller det här året. I många fall innebär detta tillvägagångssätt en viss eftersläpning i bokföringen eftersom man oftast väntar in alla månadens verifikat innan man bokför dem.
2. Bokföringen lagras i molnet och är dessutom automatiserad så att alla verifikat bokförs i realtid. Detta betyder noll eftersläpning och full koll på alla siffror, precis när de händer.
2. Enklare ekonomistyrning
När du kommer åt dina siffror var som helst och när som helst – och dessutom vet att de är helt uppdaterade – blir det också enklare att fatta affärsmässiga beslut om din verksamhet.
Du kan till exempel alltid dubbelkolla att ni håller budget, att kassaflödet ser ut som det ska och att dina kunder betalar sina fakturor i tid. När sådan information finns tillgänglig i realtid kan du snabbt fatta underbyggda beslut om att genomföra eventuella investeringar eller bromsa projekt som inte är lönsamma.
När bokföringen automatiseras och finns tillgänglig i molnet slipper du också en stor del av det förarbete som ofta krävs för att samla in rätt data. Många företagare måste idag lägga väldigt mycket tid på att gå igenom sitt bokföringsprogram eller ekonomisystem för att leta fram de siffror de behöver för sin ekonomistyrning. Men om du exempelvis skulle använda Wint istället så blir situationen en annan.
I Wint sammanfattas och presenteras nämligen dina siffror i tydliga grafer och tabeller, för att underlätta för dig i din ekonomistyrning. Där finns också möjlighet till extra fördjupning genom att tagga upp intäkter och kostnader i projekt och kostnadsställen, för att på detaljnivå kunna följa hur lönsamt ett visst projekt är eller hur mycket pengar ni lägger hos en specifik leverantör.
Läs mer: Därför tjänar du på att följa upp projekt och kostnadsställen
3. Du slipper personberoende
Traditionellt sett har ett företags bokföring alltid varit beroende av att en specifik person – du själv, en anställd ekonom i bolaget eller en anlitad redovisningskonsult – hanterar bokföringen manuellt.
Detta kan i vissa fall vara en styrka, eftersom den personen då har full insyn i ekonomin och vet hur hen har hanterat bokföringen och var man kan hitta specifika nyckeltal och siffror. Dock kan det också vara en svaghet eftersom det gör dig som företagare beroende av att just den personen är tillgänglig för att plocka fram dina siffror, svara på dina frågor eller genomföra din bokföring. Vad händer till exempel om personen ifråga är sjuk eller ledig?
Med automatiserad och molnbaserad bokföring slipper du helt det personberoendet. Bokföringen görs automatiskt, fakturor skannas in utan att du först behöver få dem med posten, betalningar genomförs med ett knapptryck och löner betalas och deklareras per automatik. Och alla nödvändiga rapporter finns tillgängliga direkt i systemet.
Men rådgivningen då?
En vanlig invändning när man pratar om automatisering av bokföring och lyfter fördelarna med att slippa vara beroende av specifika personer är att många befarar att de inte kan få lika bra rådgivning om inte en specifik person har koll på deras siffror. Men faktum är att det ena inte behöver utesluta det andra – man kan nämligen få minst lika bra råd även när bokföringen är automatiserad.
I Wint har vi löst det genom att all bokföring sköts på ett standardiserat sätt enligt ett specifikt regelverk som vårt system följer. På så sätt blir det enkelt för våra ekonomer att gå in i ett företags bokföring och snabbt hitta precis den information de söker, även om de aldrig tidigare haft med det specifika bolagets bokföring att göra. Siffrorna ligger ju på samma ställe för alla våra kunder.
Om du skulle kontakta oss för rådgivning om en lönefråga kan vi därför snabbt sätta dig i kontakt med en av våra experter på lön, som kan gå in i din bokföring och ge precis lika bra råd som någon som arbetat dedikerat med din bokföring i flera år.
4. Du sparar tid och pengar
Sist men inte minst är chansen stor att du skulle spara både tid och pengar på molnbaserad och automatiserad bokföring – oavsett hur du hanterar din ekonomi idag.
Dels behöver du aldrig oroa dig för att bolaget ska växa ur din bokföringslösning eftersom automatiserade och digitala tjänster i stort sett alltid skalar med ditt företag, både vad gäller lagringsutrymme, antal bokförda verfikat per månad eller antal användare av tjänsten.
Den största kostnadsbesparingen får du dock i form av tid. När bokföringen automatiseras slipper du nämligen många av de uppgifter som idag stjäl av din tid utan att du ens tänker på det. Du slipper häfta kvitton, du behöver inte samla ihop fakturor i pärmar och köra dem fysiskt till din redovisningskonsult, betalningarna hos banken sköts per automatik så att du slipper logga in i din internetbank, osv.
Många företagare blir faktiskt förvånade över hur effektiva de blir och hur mycket mer tid de kan lägga på sin kärnverksamhet – och därmed tjäna mer pengar till bolaget – när de väljer att automatisera sin bokföring.
Är du sugen på att effektivisera bokföringen i ditt bolag? Vi gör gärna en kostnadsfri behovsanalys för att reda ut om automatiserad bokföring är någonting för dig. Anmäl intresse så hör vi av oss.
