Att jobba eller inte jobba hemifrån är en vattendelare i många organisationer. Vissa ser inga problem alls med det och har redan väl förberedda rutiner för distansarbete, medan andra har desto svårare att ställa om.
Enligt vår – och många rutinerade distansarbetares – erfarenhet behövs en bra kombination av tekniska hjälpmedel och utstakade rutiner för att lyckas med effektivt arbete på hemmaplan.
1. Skapa rutiner för dagen
Om du inte är van vid att jobba hemifrån kan det vara en god idé att skapa rutiner som gör en mental skillnad mellan “hemma” och “jobb”.
Börja och avsluta dagen med en promenad – kanske för att lämna och hämta barn på förskolan – för att skapa illusionen av att du går till jobbet. Det kanske kan låta banalt, men ger en möjlighet att ställa om mentalt.
Gör dig också redo för arbetet genom att klä dig i sådana kläder du brukar använda på jobbet. Mjukisbyxor i all ära, men hur ofta är du riktigt effektiv när du är klädd för fredagsmys i soffan?
Sist men inte minst, gör ett tidsschema. Låt inte dagen flyta samman i en enda stor blandning av jobb och hushållssysslor. Var tydlig med när du börjar jobba samt när du slutar och se till att ta regelbundna pauser.
Nu är också läge att skriva tydliga att göra-listor. På hemmaplan finns gott om distraktioner som du slipper när du är på kontoret, men genom att vara tydlig med vilka uppgifter som ska göras varje dag kan du hålla dig borta från både diskmaskinen och Instagram-scrollande.
Läs också: Situationerna du helst vill undvika när du jobbar hemifrån.
2. Synka med kollegorna – ofta
Det är av stor vikt både för den enskilda medarbetaren och för organisationen att inte var och en hamnar i sin egen lilla bubbla med sin egen att göra-lista, utan minsta kontakt med sina kollegor. Därför är kommunikation – och hjälpmedel för att möjliggöra sådan – A och O.
Regelbunden kommunikation är viktig, dels för att stämma av så att alla har det bra och dels för att prioritera arbetet och synka varandras att göra-listor. När det vanliga snacket över skrivbordet inte längre är möjligt behövs nya vägar att kommunicera, som chattprogram eller verktyg för videosamtal eller webbinarier.
Vi på Wint använder oss bland annat av Google Hangouts och Slack när vi behöver ställa snabba frågor till varandra via chatt. Hangouts fungerar även bra för gruppsamtal eller videosamtal vid såväl interna som externa möten. Och givetvis är email alltid ett gångbart alternativ för information eller frågor som inte behöver omedelbara svar.
När vi arbetar i gemensamma projekt använder vi olika typer av molnbaserade planeringsverktyg för att alltid ha koll på vad som finns på våra kollegors prioriteringslistor. Vissa team planerar sina projekt i Monday, medan andra föredrar Trello. Även Asana är ett populärt verktyg för att hantera projekt och synka sitt arbete.
3. Molnbaserat underlättar samarbete
Överlag upplever vi på Wint att vi i mångt och mycket har molnbaserade lösningar att tacka för att vi kan samarbeta effektivt såväl hemma som på kontoret. Vi använder oss bland annat av Google Drive för att dela och redigera gemensamma dokument och mallar, samt för att spara vissa dokument och filer som alla behöver ha tillgång till.
Att de flesta av oss dessutom spenderar största delen av sin arbetsdag i vårt egenbyggda och helt molnbaserade system gör oss såklart än mindre beroende av att finnas på plats på kontoret. När våra kunders ekonomi är helt digital, automatiserad och uppdaterad i Wint är den ju inte bara tillgänglig för våra kunder var de än befinner sig – även vi kan komma åt den för att ge den stöttning och support som våra kunder behöver.
