En vanlig villfarelse är att det är krångligt att byta bokföringslösning. Men om du funderar på hur mycket tid och pengar du lägger på bokföringen varje månad, kanske ett byte är värt det? Och faktum är att det inte är krångligt alls. Vi har samlat tre frågor du behöver ställa dig innan du gör ditt val.
1. Vilka bokföringsalternativ finns på marknaden?
När man ska sköta bokföringen i ett bolag finns det ett antal olika vägar att gå. Vi har valt att dela upp det i tre kategorier:
- Bokföringsprogram
- Redovisningskonsult eller redovisningsbyrå
- Digitala bokföringstjänster
Bokföringsprogram
Är man ute efter lägst månadskostnad sköter man bokföringen själv med hjälp av ett bokföringsprogram. Det innebär också mest administrationstid och en hel del gråa hår för den som inte är 100 % insatt i bokföringens grunder. Därför väljer de flesta att ta hjälp genom att anlita en redovisningskonsult eller redovisningsbyrå eller genom att skaffa en bokföringstjänst som, beroende på vilken man väljer, sköter hela eller delar av bokföringen automatiskt.
Redovisningskonsult/byrå
Anlitar du en redovisningsbyrå som sköter dina siffror får du en kontaktperson som sköter just din bokföring. Du ser till att underlagen kommer konsulten tillhanda genom att fysiskt lämna över alla papper och bokföringen stäms av månaden efter. Här finns det så klart byråer som är mer eller mindre digitala, men kontentan är att du samlar underlagen under månaden som går, och lämnar sedan över till byrån. Prisbilden är svårdefinierad då du oftast betalar per nedlagd/påbörjad timme.
Digitala bokföringstjänster
Skulle du istället vara intresserad av att göra bokföringen mer digital finns det en rad bokföringstjänster på marknaden. Skillnaden tjänsterna emellan ligger i hur mycket du som företagare förväntas ta hand om själv. En bra riktlinje är att ju lägre månadskostnad tjänsten har – desto större del av jobbet har du kvar på ditt bord.
2. Hur mycket vill du göra själv?
Nästa fråga du bör ställa dig är hur mycket tid du vill lägga på att sköta bokföringen. 2 av 3 företagare säger att det de allra helst skulle vilja slippa med företagandet är just bokföring – och det är förståeligt. Även om man har ett intresse för siffror så är det ett gediget regelverk att sätta sig in i, inte minst om du börjar ta ut lön ur bolaget. Det finns med andra ord mycket tid att spara på att låta någon annan sköta bokföringen. Nedan hittar du fem punkter som är vanliga tidstjuvar i vardagen och som därför är viktiga funktioner hos bokföringsleverantören du väljer:
1. Behöver du hantera leverantörsfakturor manuellt?
I den bästa av världar ska du som sagt behöva göra så lite administration som möjligt själv. Därför bör du lägga minimalt med tid på att hantera dina leverantörsfakturor. När du tittar på olika lösningar, se till att fakturaskanning ingår och sker utan din inblandning. Då slipper du skanna, fota eller sätta fakturor i pärm – med fakturaskanning hamnar de på rätt ställe per automatik.
2. Kan du fakturera direkt i systemet?
Många aktörer erbjuder fakturering som modul att antingen lägga till och betala extra för, eller att du använder en tredje part för att skicka fakturor. Det gör att du inte kan ta ut rättvisa rapporter över din ekonomi, och det blir onödigt mycket jobb att lära sig flera system.
Om fakturering ingår bokförs alla inkomster automatiskt när pengarna kommer in på kontot. Då ser du dessutom direkt om en kund inte betalat fakturan i tid, vilket hjälper dig att hålla koll på likviditeten.
3. Finns det bankintegration?
För att få ut det mesta av tjänsten du väljer är det smart om den kan sköta dina betalningar och automatiskt synka mot ditt bankkonto. Då sparar du massor av tid genom att slippa hantera utbetalningar av löner, fakturor och utlägg.
Det finns aktörer på marknaden som inte har någon bankintegration alls, medan andra är begränsade till några få banker. Det gör att du antingen måste byta bank eller tvingas jämföra bokföringen mot kontot på egen hand, vilket tar onödig tid. Dubbelkolla även att tjänsten synkar ditt konto automatiskt. Om du själv måste logga in för att initiera en synk så är det ju ingen idé att ha den.
4. Låser tjänsten dina pengar?
Som företagare vill man så klart ha full kontroll över sin pengar. Vissa bokföringsleverantörer erbjuder klientmedelskonto för att de ska kunna hantera bokföringen, vilket innebär att pengarna är låsta hos leverantören utan att du har tillgång till banken. Så måste det inte vara, och de flesta aktörer arbetar inte på det sättet.
5. Behöver du hantera momsen själv?
Driver man företag i Sverige är Skatteverket en aktör man har att göra med. Punkt. Skatteverket erbjuder att momsen kan redovisas månadsvis, varje kvartal eller en gång om året. Se till att bokföringslösningen inte tvingar dig att redovisa moms månadsvis bara för att det passar in i deras processer, och se även till att tjänsten du väljer både deklarerar och betalar momsen åt dig. På det sättet slipper du bry dig om att det närmar sig den 12:e i månaden.
