Vad kan du egentligen göra när du har en kund som inte betalar sina fakturor? Hur funkar ett indrivningsförfarande – och vad gör man när kunden gått i konkurs? I den här artikeln reder vi ut vad som gäller vid så kallad kundförlust.
Få saker är värre för en konsult eller tjänsteleverantör än att lägga ner tid på ett uppdrag eller projekt som man sedan inte får betalt för. Men ibland är sådana situationer oundvikliga – hur grundligt man än kollat upp kunden på förhand. Speciellt i dessa tider då situationen är osäker för de flesta bolag.
Om du är i ett läge där du har obetalda och förfallna kundfordringar som du befarar kommer att förbli obetalda finns ett antal åtgärder att vidta. I ett första skede handlar det såklart om att försöka driva in pengarna, men om detta verkar hopplöst kan du också skriva av den obetalda kundfordran och bokföra den som en kundförlust för att få tillbaka momsen och undvika luckor i bokföringen. Häng med så berättar vi hur det funkar.
Först och främst: gör vad som krävs för att få betalt
Det första du ska göra när du märker att en kundfaktura är obetald, trots att förfallodatum har passerat, är förstås att göra ditt bästa för att kunden ska betala sin skuld. I inledningsskedet kanske det handlar om att ringa upp kunden eller att skicka en påminnelsefaktura.
Om det inte hjälper kan du ta hjälp av ett inkassoföretag som skickar inkassokrav vilket i förlängningen skulle kunna innebära att Kronofogden kopplas in med hot om utmätning och konkurs.
Hur långt och hårt du orkar kämpa för dina pengar beror förstås på hur stor summa det rör sig om – kanske är det inte värt att lägga allt för mycket tid och resurser på att få betalt för en faktura på ett par tusenlappar, medan en kundfordran på hundratusentals kronor är desto viktigare att driva in.
Läs också: Tre nycklar för att rädda likviditeten i kristider
Bokför som befarad kundförlust
Om du inte tror att din kund kommer att betala fakturan – till exempel om du vid ett samtal med kunden fått höra att den är på ekonomiskt obestånd, eller om betalningen dragit ut väldigt mycket på tiden – så kan du bli tvungen att bita i det sura äpplet och bokföra fordringen som en befarad kundförlust.
En befarad kundförlust är en kundfordran som du bedömer att du har låg sannolikhet att få betalt för eftersom du redan skickat påminnelser, inkassokrav, etc. Att bokföra en befarad kundförlust innebär att du skriver ner summan av dina kundfordringar med motsvarande belopp som står på den obetalda fakturan och istället bokför det som en kostnad för befarad kundförlust.
Genom att göra på det här sättet synkar bokföringen med ditt bankkontoutdrag igen eftersom du inte längre har en intäkt i bokföringen som inte syns på kontoutdraget. Däremot kan du inte få tillbaka den utgående momsen förrän kundförlusten är konstaterad.
Konstaterad kundförlust – när det står klart att betalningen uteblir
När du är helt säker på att kunden inte kommer att betala fakturan bör du bokföra din befarade kundförlust som en konstaterad kundförlust.
Konstaterade kundförluster redovisas som en minskning av kundfordringar och den utgående momsen, samt en kostnad för konstaterade kundförluster. Du vill alltså bokföra en konstaterad kundförlust för att kunna reglera momsen och ta tillbaka den utgående moms som du redan betalat på den summa du fakturerat.
Kom dock ihåg att momsdeklarationen inte kommer att stämma när du gör ett återtag av moms. Därför måste du skicka in en förklaring till Skatteverket för att klargöra att en konstaterad kundförlust har uppstått.
Mer läsning: Så kan tillväxtbolag undvika röda siffror
Vad krävs för att kunna konstatera en kundförlust?
En konstaterad kundförlust är enligt Skatteverket en gammal fordran där indrivningsåtgärder har varit resultatlösa eller där det på annat sätt har gjorts sannolikt att kunden saknar tillgångar. Man skulle kunna säga att en kundförlust kan konstateras först när fordran anses vara i praktiken omöjlig att driva in.
Det skulle till exempel kunna handla om att kunden gått i konkurs, att du gjort indrivningsförsök via Kronofogden men ändå inte fått betalt, att du kommit överens med kunden att de slipper betala – eller att du med stor sannolikhet vet att kunden inte kommer att betala, t ex för att hen gått under jorden, eller flytt landet.
Viktigt att tänka på: Om du kommit överens med kunden om en prisnedsättning, eller att de slipper betala fakturan, är det viktigt att du ställer ut en kreditnota i samband med att du bokför den som konstaterad kundförlust. Detta gäller även vid förlikning, tvist eller ackord.
Särskild bedömning med anledning av Covid-19
Eftersom de flesta företag påverkas av Covid-19 på ett eller annat sätt har Skatteverket konstaterat att företag inom så gott som alla branscher skulle kunna få betalningsproblem just nu. Man har därför beslutat att tillfälligt lätta på kriterierna för när en kundförlust kan anses vara konstaterad.
Skatteverket menar att om samtliga följande förutsättningar är uppfyllda kan man anta att köparen saknar möjlighet att betala sin skuld:
- Köparen är en beskattningsbar person
- Fakturan utfärdas mellan den 1 februari 2020 och den 31 december 2020
- Det har gått minst 3 månader sedan fordran förföll till betalning
- En skriftlig betalningspåminnelse har skickats ut
- Säljaren och köparen är inte i intressegemenskap.
Om samtliga dessa kriterier är uppfyllda får du som säljare bokföra fordringen som en kundförlust även om du inte på annat sätt visat att din kund saknar betalningsförmåga. Här kan du läsa mer om Skatteverkets ställningstagande.
Låter det krångligt?
Går du också vilse i djungeln av krångliga ord och svåra bokföringstekniska lösningar? Vi fattar. Du startade inte företag för att fokusera på befarade och konstaterade kundförluster – du ska ägna dig åt det du gör bäst!
När du använder Wint är det just det du får göra. Vår tjänst automatiserar det mesta som har med din ekonomi att göra, för att du ska slippa tänka på den. Som när du fakturerar till exempel. Att skapa fakturor i Wint är enkelt – välj bara vem som ska faktureras och hur mycket du vill ha betalt och skicka fakturan med ett knapptryck, helt digitalt.
Sedan stämmer Wint av med ditt bankkonto automatiskt för att säkerställa att betalningen kommer in i tid. Skulle den utebli får du en notis och kan besluta om du vill kontakta kunden eller skicka en påminnelse – självklart direkt från vårt system. Och skulle det gå så långt att din fordran måste bokföras som en kundförlust löser vi såklart det åt dig. Så kan du ha fortsatt fokus på nästa försäljning eller projekt.
Anmäl ditt intresse för Wint redan idag så berättar vi mer om hur vi kan förenkla din vardag!
