Det finns vissa saker som återkommer år efter år för dig som driver aktiebolag. En sådan sak är att du alltid måste upprätta ett bokslut och en årsredovisning när du avslutat ett räkenskapsår. En annan är att du bör sätta tydliga mål och budgetera för såväl resultat som likviditet innan året drar igång. I den här artikeln går vi därför igenom vad du behöver veta om bokslut, årsredovisning, och budget.
Alla aktiebolag och ekonomiska föreningar, samt vissa handelsbolag, är skyldiga att sammanställa sitt räkenskapsår i en årsredovisning. Årsredovisningen ska lämnas in till Bolagsverket senast sju månader efter avslutat räkenskapsår och syftar till att ge en helt korrekt bild av verksamhetens resultat och mående.
Alla årsredovisningar blir offentliga handlingar när de godkänts av Bolagsverket, så att vem som helst har rätt att se hur det har gått för ditt bolag. Därför ska alla årsredovisningar också se ungefär likadana ut.
Enligt årsredovisningslagen ska en årsredovisning vara överskådligt uppställd, ge en rättvisande bild av verksamhetens ställning och resultat, samt följa god redovisningssed. Överskådligheten innebär att årsredovisningarna ska presenteras systematiskt, lättillgängligt och med stora möjligheter till överblick.
En årsredovisning är alltså en slags sammanställning av räkenskapsåret, vilket man kan säga att bokslutet också är (även kallat för årsbokslut). De två ska dock inte förväxlas med varandra.
En årsredovisning är nämligen en mer övergripande form av sammanställning medan bokslutet går in mer på djupet för att ge en mer rättvis bild av bolagets balansräkning och resultaträkning.
En sådan bild får man genom att göra avstämningar för alla kontohändelser för året samt ta fram underlag som kan förklara saldona på de balanskonton där man har registrerat affärshändelser. På så sätt kan man säkerställa att årets bokföring är korrekt och att bokslutet ger en rättvis bild av hur det gått för företaget.
Bokslutet är kort och gott en sammanställning av hela årets löpande bokföring. Alla företag är skyldiga att bokföra sin ekonomi och har därmed också plikt att stänga året med ett komplett bokslut som ska innehålla en resultaträkning, en balansräkning samt tilläggsupplysningar till dessa.
Det är dock bara vissa bolag som måste upprätta en årsredovisning (aktiebolag, ekonomiska föreningar, samt vissa handelsbolag) och för dessa bolag ligger årsbokslutet till grund för de siffror som sammanfattas i årsredovisningen.
Kanske har du hört talas om att det finns någonting som kallas för förenklat bokslut? Det är ett slags bokslut som enskilda näringsidkare, handelsbolag med fysiska delägare samt föreningar som omsätter mindre än 3 miljoner kronor om året har rätt att göra.
Till skillnad från ett vanlig bokslut behöver det förenklade bokslutet bara innehålla balans- och resultaträkning. Man slipper alltså göra tilläggsupplysningar. I övrigt gäller samma regler som för ett vanligt bokslut. Även det förenklade årsbokslutet ska upprättas i fysisk eller elektronisk form samt följa god redovisningssed.
Okej, så när du upprättar din årsredovisning kan du alltså utgå från siffrorna i ditt årsbokslut. Men det finns också en hel del regler att förhålla sig för att den ska bli korrekt. Årsredovisningslagen styr nämligen hur en årsredovisning ska upprättas, samt vilka delar den ska innehålla.
Alla årsredovisningar ska följa ungefär samma struktur och för att vara så rättvisande som möjligt ska de även följa dessa fyra redovisningsprinciper:
Genom att utgå från dessa principer upprättas en årsredovisning som ska bestå av en förvaltningsberättelse, en resultaträkning, en balansräkning och noter.
Vissa bolag måste också ha en revisionsberättelse i sitt årsbokslut. En revisionsberättelse är en sammanställning av en revisors granskning av årsredovisningen. Det är dock bara bolag med krav på revisor som måste ha en revisionsberättelse.
En revisor är en slags oberoende granskare av redovisning, det vill säga en person som går igenom ett bolags bokföring och intygar att den är korrekt utförd och att den inte innehåller några väsentliga fel.
Det är en vanlig missuppfattning att revisorn är den person som utför själva bokföringen, men så är inte fallet. Bokföringen kan du som företagare välja att göra själv, leja ut på en redovisningskonsult eller använda en digital eller automatiserad tjänst för – huvudsaken är att den blir gjord och att den blir rätt.
Och för att säkerställa att den blivit rätt kan man alltså låta en revisor granska bokföringen. Då revisorns granskning förväntas vara oberoende får det inte vara hen som har gjort bokföringen till att börja med. Revisorn får heller inte jobba på samma bolag som den redovisningskonsult som eventuellt har stått för bokföringen.
När revisorn utfört sin granskning utfärdas ett oberoende granskningsintyg som intygar att alla siffror bokförts på ett korrekt sätt. Detta intyg, samt en beskrivning av hur granskningen har genomförts, utgör en stor del av den revisionsberättelse som bolag med revisionsplikt alltså måste ha i sin årsredovisning.
Bolag som har revisionsplikt måste nämligen låta en revisor granska bokföringen. Denna plikt gäller aktiebolag som under två år på raken uppfyllt minst två av följande tre villkor (samma villkor båda åren):
1. Bolaget har en försäljning som överstiger 3 miljoner kr om året (nettoomsättning)
2. Bolaget har minst tre anställda
3. Bolagets balansomslutning överstiger 1,5 miljoner kr.
Om du inte uppfyller dessa kriterier har du alltså ingen plikt att anlita en revisor eller ha med en revisionsberättelse i din årsredovisning.
Det är dock fortfarande helt okej att låta en revisor granska din bokföring om du vill. För dig som gör hela eller delar av bokföringen själv kan det till och med vara en extra trygghet för att säkerställa att du gjort rätt.
När du är färdig med din årsredovisning ska den skickas in till Bolagsverket för offentliggörande. Innan dess måste den dock skrivas under av alla styrelsens medlemmar samt vd:n. Därför ska alla bolag som gör en årsredovisning hålla en så kallad årsstämma inom sex månader efter att räkenskapsåret avslutats.
På årsstämman – som också kallas ordinarie bolagsstämma – träffas aktieägare, styrelse och vd för att bland annat besluta om hur företaget ska disponera årets vinst eller förlust, dvs huruvida det ska göras någon utdelning till ägare eller ej.
Man beslutar också om styrelse och vd ska få ansvarsfrihet för det avslutade räkenskapsåret samt vilka som ska sitta i styrelsen det kommande året. Dessutom skriver man under årsredovisningen och fastställer därigenom resultat- och balansräkningen i årsredovisningen. Sedan är den redo att skickas in till Bolagsverket.
Årsredovisningen ska vara Bolagsverket tillhanda senast sju månader efter avslutat räkenskapsår. Om ditt räkenskapsår följer kalenderåret ska årsredovisningen alltså vara inskickad senast den 31 juli. Följande datum gäller:
Som vi nämnt tidigare i den här artikeln kan förvaltningsberättelsen i en årsredovisning innehålla information om en eventuell utdelning. Om ett aktiebolag går med vinst kan man nämligen besluta att den vinsten ska “delas ut” till aktieägarna. Summan fördelas i så fall ut i proportion till hur stor andel man äger av aktiebolaget.
Beslutet om en eventuell utdelning sker alltså i samband med den årsstämma som hålls en gång om året – och om en utdelning är aktuell så är det datumet för årsstämman som räknas som den dag man får utdelningen.
För aktieägare som är juridiska personer, dvs andra bolag eller föreningar, är utdelningen ofta helt skattefri. Du skulle alltså kunna föra över hela vinstsumman från ett dotterbolag till ett holdingbolag som utdelning utan att behöva betala någon skatt för det.
För fysiska personer sk utdelningen dock beskattas. Om du driver ett så kallat fåmansföretag (aktiebolag med maximalt fyra delägare som äger mer än hälften av aktierna) lyder du under de så kallade 3:12-reglerna. De säger att man kan ta ut en utdelning upp till ett visst belopp som bara beskattas till 20 %.
Gränsen för hur stor lågbeskattad utdelning du kan ta beror förstås dels på hur stor vinst du gjort, men också på hur mycket lön ditt bolag betalat ut totalt under året. Detta beräknas med hjälp av en så kallad K10-blankett som lämnas in en gång om året i samband med deklarationen.
Lite förenklat kan man säga att en budget är en planering över kommande inkomster och utgifter i bolaget. Genom att göra budget för både pengar in och pengar ut har du någonting att utgå från när du planerar verksamheten och får större kontroll över din ekonomi.
En budget är sällan helt exakt eftersom den alltid visar ett förväntat utfall, d.v.s. hur du tror att det kommer se ut i framtiden. Därför kan det vara bra att vara medveten om att din budget kan behöva justeras beroende på hur året och verksamheten utvecklas.
Tips: Räkna ut vilken lön du bör ta som driver aktiebolag
Två viktiga parametrar att hålla koll på när man driver företag är bolagets resultat resp. dess likviditet.
Resultatet visar hur det går för bolaget, genom att redovisa skillnaden mellan intäkter och kostnader – en positiv summa visar att bolaget gått med plus och en negativ summa visar att bolaget har ett minusresultat. Enkelt.
Likviditeten visar istället bolagets förmåga att betala sina skulder på kort sikt, dvs om du har tillräckligt med pengar på kontot för att kunna betala alla utgifter. Likviditeten får du fram genom att dra bort summan av dina skulder från summan av dina fordringar, dvs “pengar in” minus “pengar ut”.
Om du bara tittar på befintliga siffror över framförallt resultatet kommer du dock bara se hur det har gått för bolaget och kan inte planera för framtiden. Därför bör du göra en resultatbudget och en likviditetsbudget.
I resultatbudgeten försöker du förutse resultatet för en given period genom att ställa upp dina förväntade utgifter mot dina förväntade och önskade intäkter. På så sätt har du en grund att utgå från när du ska sätta din målsättning för året. Hur mycket måste du sälja – och vilka investeringar har du råd att göra – för att uppnå ett önskat resultat?
Likviditetsbudgeten är istället ett hjälpmedel för att fatta beslut kring eventuella investeringar och utgifter på kort sikt. För även om din resultatbudget visar att du med stor sannolikhet kommer att gå med vinst kan det längs vägen dit uppstå svackor i likviditeten som gör att du får svårt att betala bolagets räkningar.
Tänk dig till exempel följande scenario: tillsammans med din största kund har du ett projekt som sträcker sig över flera månader, kanske ett halvår. I din resultatbudget har du fördelat intäkten löpande under första halvåret, utifrån när projektet färdigställs, men du kan fakturera först i juli när projektet är klart på grund av avtalet med kunden.
Du kommer alltså få en bra boost för likviditeten i juli, men fram tills dess riskerar du att sakna täckning på bankkontot för löpande kostnader eftersom du inte har några intäkter. Detta fångar man upp i en likviditetsbudget.
Genom att ställa upp de pengar du har på kontot just nu, samt alla framtida inbetalningar och utbetalningar som du vet om, kan du få en bra överblick över alla kommande kontohändelser och när de förväntas äga rum. Då kan du också säkerställa att du alltid har en tillräckligt stor summa på kontot för att täcka de utbetalningar som ska göras. Och om du ser att det diffar någonstans har du god tid på dig att begära uppskov eller på annat sätt hantera likviditetsbristen innan du hamnar i knipa.
Genom att göra upp budget för både resultat och likviditet kan du alltså skapa en bra helhetsbild över vad du kan förvänta dig av året.
Ta en titt i den här artikeln för att lära dig mer om skillnaden mellan resultat och likviditet.
Så hur gör man då en budget? Eftersom det till stor del handlar om gissningar är det inte alltid helt lätt att göra en budget, men här kommer några råd på vägen.
När du gör en resultatbudget kan det vara en god idé att utgå från dina kostnader eftersom de ofta är lättare att förutspå. Vilka fasta kostnader har du? Kommer du behöva göra några större investeringar och i så fall när? Ställ upp alla dessa utgifter för resp. tidsperiod i din budget och komplettera sedan med förväntade och önskade intäkter för året.
Om du drivit ditt bolag i några år kan du säkert kika lite på tidigare års försäljning. Har du några återkommande kunder eller projekt som du vet kommer att generera försäljning? Har du kunder på väg in? Brukar vissa tider på året vara bättre än andra? Ta allt sådant i beaktande och var realistisk när du sätter upp din budget. Att ha allt för stora förhoppningar på inkomster riskerar att göra budgeten missvisande.
På verksamt.se finns ett räkneverktyg du kan använda för att göra din resultatbudget.
När du ska göra en likviditetsbudget kan du göra på ungefär samma sätt. Ställ upp den summa du har på kontot just nu samt alla framtida inbetalningar och utbetalningar som du vet om.
Tänk på att du kan ha olika kredittid på olika kund- och leverantörsfakturor, så var noga med att ange vilket datum respektive transaktion kommer att ske så att du vet att det finns pengar på kontot när du behöver dem.
Eftersom likviditetsbudgeten ska hjälpa dig att säkerställa att bolaget är stadd vid kassan i varje givet tillfälle bör du bryta ner den på minst månadsbasis, kanske till och med veckobasis och uppdatera den löpande när nya förväntade inkomster och utgifter dyker upp.
Här har verksamt.se ett räkneverktyg för att göra en likviditetsbudget också.
Räkenskapsår
De tolv månader som ditt företags räkenskap gäller, dvs den period som omfattar bolagets bokföring och som avslutas med ett bokslut.
Balansräkning
Ett dokument som redovisar företagets tillgångar samt eget kapital och skulder vid en viss tidpunkt – ofta sista dagen av räkenskapsåret.
Bokslut
En sammanställning av ditt företags ekonomiska år
Balansrapport
En sammanställning av företagets tillgångar, skulder och eget kapital för en given period.
Resultaträkning
Resultaträkningen är en rapport över intäkter och kostnader för en viss period. Sadot av de båda summorna utgör bolagets resultat för perioden.
Resultatrapport
En uppställning som visar en periods intäkter och kostnader.
Revisor
En person som arbetar med att genomföra oberoende granskningar av företags bokföring och säkerställa att den utförts korrekt.
Revisionsberättelse
Revisorns sammanfattning av sin granskning. Ska finnas med i årsredovisningen för de bolag som har revisionsplikt.
Revisionsplikt
Aktiebolag som under två år på raken har uppfyllt minst två av följande villkor: a) haft en försäljning som överstiger 3 milj. om året, b) haft minst tre anställda, c) haft en balansomslutning som överstiger 1,5 miljoner kr har revisionsplikt, d.v.s. de måste anlita en revisor.
I bokslutstider är det många företagare som blir lite extra stressade och frustrerade. Inte nog med att det är mycket information som ska sammanställas för att få ordning på både bokslut och årsredovisning – de måste dessutom betala extra mycket pengar till sin redovisningsbyrå för att få hjälp med det.
På Wint tycker vi att det är fel. Därför ingår både bokslut och årsredovisning i den fasta månadskostnaden för våra kunder. Dessutom gör vi inte bara bokslut, utan även månadsboklsut, så behöver det inte bli extra mycket jobb i bokslutstider.
När Wint automatiserar din bokföring slipper du helt enkelt lägga mer tid än nödvändigt på din årsredovisning. Låter det bra? Anmäl intresse för Wint, så hör vi av oss och undersöker om vi kan automatisera bokföringen i ditt aktiebolag.
Läs fler artiklar om bokslut, årsredovisning och budget för företagare
