Vilken är egentligen hemligheten bakom ett framgångsrikt företagande? Det är en fråga som troligtvis har passerat de flesta företagares tankar någon gång. Men faktum är att det inte nödvändigtvis behöver finnas någon hemlighet – snarare tvärtom. Ju färre hemligheter och ju mer du vet om din verksamhet, desto större chans att lyckas.
De företag som är bäst på att kasta ljus på, analysera och dra nytta av data om sin bransch, sin verksamhet och sin ekonomi är nämligen de som ofta lyckas bäst – inte minst om de har full koll på var de är som mest lönsamma och var de behöver strama åt sina kostnader.
Vi har tagit ett snack med redovisningsexperten Sanja Skiljo för att ta reda på hur tjänstebolag kan använda sig av projektredovisning och så kallad ekonomistyrning för att maximera sin tillväxt.
Vad innebär projektredovisning?
– Projektredovisning är ett jättebra verktyg för konsult- och tjänstebolag som inte bara vill se det övergripande resultatet för hela bolaget utan vill kunna mäta lönsamheten i varje enskilt uppdrag. Lite förenklat innebär det att alla uppdrag eller projekt får en egen “etikett” i bokföringen och varje gång man bokför en kostnad eller intäkt kopplas denna till det projekt som den kan hänföras till, förklarar Sanja.
– Låt säga att du driver en reklambyrå som just nu har tio parallella uppdrag för sju olika kunder. Varje uppdrag innebär kostnader i form av resor, material, löner, etc. Och varje uppdrag kommer i slutänden att generera intäkter när du skickar dina fakturor. Om du bokför alla dessa intäkter och kostnader utan att koppla dem till rätt projekt kommer du visserligen ha gjort rätt enligt bokföringslagen, och du kommer att kunna se bolagets totalresultat, men för att veta vilket uppdrag eller vilken kund som bidragit mest respektive minst skulle du behöva gissa. Det slipper du om du använder dig av projektredovisning, fortsätter hon.
Läs också: “Därför tjänar du på att följa upp projekt och kostnadsställen”
Uppföljning och analys för att prioritera rätt projekt
Men varför vill jag mäta på projektnivå? Räcker det inte med att se att bolaget har ett bra resultat?
– Jo, visst är det bolagets totalresultat som är det viktigaste i slutänden. Och om du har ett positivt resultat har ju det mesta gått rätt och du kan vara nöjd. Men för att verkligen veta vilka projekt som driver tillväxt och vilka som håller dig tillbaka behöver du använda dig av projektredovisning, menar Sanja.
– Det är inte helt ovanligt att bokföringen som helhet kan visa ett positivt resultat, men när man grottar ner sig i datan kan man se att det bara är några av projekten som bidragit till det, medan andra av olika anledningar har kostat mer än de smakat. Sådant är lätt att se om man använder sig av projektredovisning och då blir det också enklare att agera på den datan.
Det är det som kallas controlling?
– Ja, precis. Den typen av uppföljning kan vara en del i det som kallas controlling eller ekonomistyrning. Genom att analysera vilka uppdrag, kunder eller projekt som är mest respektive minst lönsamma kan man hitta sätt att prioritera de som ger störst avkastning.
– De som just börjat med projektredovisning kommer framförallt att följa upp på varje enskilt projekt för att se vad som är lönsamt och inte, medan de bolag som har arbetat med projektredovisning en längre tid har samlat på sig mycket data och kan börja se mönster i informationen. Kanske kan man se att en viss typ av kunder är mer lönsamma än andra eller att vissa typer av uppdrag ofta kostar onödigt mycket i förhållande till sina intäkter? Då kan man prioritera sina kunder eller uppdrag därefter för att maximera vinsten, förklarar Sanja.
Olika användningsområden för olika bolag
Kan alla företag dra nytta av projektredovisning?
– Ja, i alla fall alla bolag som jobbar i projekt. Konsulter, byråer, tjänstebolag och den typen av verksamheter bör absolut använda sig av projektredovisning, vare sig de är enmansbolag eller har 100 anställda. I större bolag kan man enkelt följa upp vilka kunder som är mest lönsamma, hur en en enskild anställd presterar eller vilken typ av uppdrag man bör lägga extra krut på, medan mindre bolag kan titta på vilka projekt som varit drivande för att påverka resultatet, berättar Sanja och avslutar:
– I Wint finns inbyggt stöd för projektredovisning, så vi rekommenderar alla våra kunder som jobbar i projektform att ställa in regler för att tagga sina bokföringshändelser till rätt kostnadsställen och projekt. På så sätt får de en extra dimension i sina rapporter i Wint och kan fatta än mer underbyggda beslut om sin verksamhet.
Ladda ner tillväxtguiden!
I vår kunskapsspäckade guide “Ekonomistyrning för byrå och konsult – En tillväxtguide för frilansare och tjänstebolag” delar vi med oss av fler insikter om hur du kan få ditt tjänstebolag att växa genom att värdera er tid, titta på rätt siffror och avstyra vanliga utmaningar.
>> Ladda ner guiden idag! <<
(Fler än 100 andra företagare har redan gjort det)
Ytterligare läsning:
“Finns det alternativ till gammaldags bokföring?”
“Därför är din bokföring fel – även när den är rätt”
“Resultat och likviditet – har du koll på skillnaden?”
